摘要:大家好,我是许栩,欢迎来到我的专栏《仓储基础知识:仓库管理必备技能》。本篇是专栏的第19篇文章,造成仓库库存不准的5大原因:仓库管理常见的5大难题及解决建议。 仓库管理过程中,问题总是层出不穷,难题总是接二连三的出现。如果有一个仓库说没有问题,
大家好,我是许栩,欢迎来到我的专栏《仓储基础知识:仓库管理必备技能》。本篇是专栏的第19篇文章,造成仓库库存不准的5大原因:仓库管理常见的5大难题及解决建议。 仓库管理过程中,问题总是层出不穷,难题总是接二连三的出现。如果有一个仓库说没有问题,没有难题,那几乎可以肯定,不是因为这个仓库管得好没有问题,要么是仓库没人管没人在意,要么问题被隐藏(比如做假做得好)。 本专栏的上一篇文章,我提出仓库管理最难的点最难的难题是退货退料的管理,那么,仓库管理中,除了退货退料之外,还有哪些难题呢?我试着从仓库管理的核心指标“库存准确率”入手,梳理出仓库管理常见的5大难题(或者说造成库存不准的5大原因),以及这5大难题的解决建议。 先说明一点,管人无疑也是仓库管理的难题,但因为管人的话题有点大,管人,也超出了本专栏的内容。所以,本文所提到的5大难题,着眼点都是“事”而不是“人”,也就是说,本文所提到的难题都是事的问题,本文不谈人的问题(比如不按流程操作,比如责任心等等)。 下面开始逐一说明这五大难题,《仓储基础知识:仓库管理必备技能》专栏的总目录请点击下图。 一、单据不全。我多次提到,仓库管理的第一原则,仓库的天规是凭单出入库。凭单,首先要有单据,没有单据,仓库管理举步维艰。单据不全是仓库管理中碰到的第一大难题。 在仓库实际操作中,单据不全有两种情况:一种是没有单据;另一种虽然有单据,但单据上的信息缺失或信息不全面。 以上两种单据不全都会造成仓库工作的被动,造成仓库账实不符。单据不全是造成仓库库存不准确的第一个主要原因。 那么,仓库管理如何解决单据不全的问题,仓库管理人员怎么去捍卫仓库天规呢?很简单,就两点,第一不要管,第二不要怕。 1、不要管指的是,没单我就不进行出入库,至于不进行出入库造成的后果,我不管,不进行出入库之后怎么办,我也不管。 2、不要怕指的是,不要怕对不要管的后果承担责任。为什么不要怕呢?一来,不要怕是不要管的后盾,只有不要怕,才能不要管。二来,无单不让出入库,这归根结底不是仓库的责任,不是仓库管理人员的责任,仓管人员有权力不要怕。三来,如果真的因为仓管坚持了原则而承担责任,那么,代表这家公司真心不怎么样,完全不值得呆下去。 3、在无单拒绝出入库时,我们要做到不要管,不要怕。但是,在日常工作中,具体执行时,我们需要讲究方法。仓库管理,我们需要强硬,但不能强来。 4、最后特别说明一点,如果公司有明文规定仓库无权拒发或拒收,那么,仓库只能按公司规定来。不过,在这种情况下,仓库管理人员有责任推动相关部门修改公司的这条规定。 二、盘点不准。我这里说的是盘点不准,而不是库存不准。 盘点不准,就是盘点时因点数、计数、记录、汇总等各环节出现问题造成盘点数据不准确。比如,某物料仓库实际有10个,但盘点人员点数时点错了,点成了11个,这就是盘点不准。再比如,某物料仓库实际有10个,盘点点数时也是10个,但仓库文员录入电脑时,将将10多写了一个0,变成100个,这也是盘点不准。 如果说单据不全是造成仓库库存不准确的第一个主要原因,那么,第二个主要原因非盘点不准莫属。因为,如果盘点不准,那么,起点就是错的,库存,自然就不可能正确,就算其他环节做得再到位,最终也只能是库存不准的结果。 盘点不准是仓库管理中经常碰到的问题,也是比较头疼的问题。如何解决这个问题呢?首先是在制度方面约束和鼓励(比如奖惩),其次,我建议在盘点经常不准确的时候,盘点操作采用双向盘点法。 双向盘点法,又称复式盘点法,在本专栏的第12篇文章中我有详细介绍。双向盘点法简单一点说,就是由两个人或两组人,从相反的方向对向盘点,盘点结束后相互复核盘点结果的一种盘点方法。 当然,如果人手不足,那么双向盘点法也可以一个人或一组人进行操作,具体方法是一个人或一组人从相反的方向顺序盘点两次。 双向盘点法的主要作用就是减少盘点错误,提升盘点准确率,从而从基础上保障库存准确率。 三、仓库爆仓。仓库爆仓就是仓库放不下。仓库爆仓容易造成仓库现场混乱,从而导致库存不准确,并且,特别容易形成呆滞。另外,库存管理中有一种奇怪的现象,仓库爆仓往往伴随着缺货,爆仓与缺货往往相伴相随。 爆仓问题,是仓库管理中最烦心的问题。这个最烦心的事,相信绝大多数仓库管理人员都碰到过。一边是仓库内堆积如山的物料,一边是停在仓库门外不断催促卸货的大货车司机,每每这个时候,仓管人员都有骂街的冲动。 但气愤归气愤,眼前爆仓的问题总得解决。 当然,仓库爆仓最好的解决方法是提前做好库存控制,别整这么多货。但这种“从源头的解决问题”如同大多数正确的废话一样,对解决眼前的实际问题没有任何帮助。 如何解决仓库爆仓,我按照爆仓发生的顺序提出如下三条建议。 {!-- PGC_COLUMN --}1、接到入库通知,提前整理存放库位。我说的是整理库位,既然爆仓了,肯定是没有库位或库位不够,但仓库的存放位置,如同女人的那条沟,挤挤,总是会有的。我们接到入库通知后,除了严正的表明仓库已经爆仓外,还必须提前整理库位。如果挤挤还是不够,那多数情况下代表你没有挤够,如果真的已经全部挤到位了,那么,第一时间向上级汇报和请示,并跟踪请示的结果。(注意,这是在挤挤还不够的前提下。) 2、物料进仓前,加大入库难度。加大入库难度,就是货到了仓库门口,就算仓库内整理的库位足够,也不能这么就轻易卸货入库了,我们需要逐条核实若干手续(比如物控人员的请购时间与数量、到货通知的时间与数量等等),我们也需要每一次向上级汇报仓库爆仓的事实和仓库操作的难度,顺带也请示一下领导,这货能不能不收。 3、物料进仓后,展现爆仓惨状。物料完成入库进仓后,计算新的仓库库容占用率,拍下几张惊心动魄的照片,发送采购(或物控),抄送自己的领导和各位重要及相关的领导。注意两点:一是在物料进仓后,即已解决这次爆仓问题;二是每次这种事情发生,都要这么做,不管这么做(发出这些照片)有没有效果。 四、做账不及时。做账不及时就是该即时做的账拖了几个小时后才做,该今天做的账今天没做,无法做到日清日结、日事日毕。 做账不及时可能是仓管员不及时送单给录单员,或录单员不及时录入系统,最终的结果都造成系统数据与实际脱节,影响ERP系统数据的准确性,最终影响到了生产计划的贯彻和执行。做账不及时很容易造成两个后果。 1、因仓库没及时入账,库存无法更新,造成其他相关部门使用数据的时候库存不准确(比如财务、计划等)。 2、容易造成数据录入遗忘或遗漏,这也是造成仓库库存不准确的主要原因之一。 及时做账,日事日毕,不仅是工作方法,更是一种工作态度。及时做账,日事日毕能有效降低做账的出错概率,是确保账实相符的必然步骤。 当日事,当日结,当天的任务,当天完成,当天的账,当天做好。日事日毕是一种原则,也是仓库管理的基本原则,是对仓库管理人员甚至所有管理人员的最基本要求。 如何做到及时做账和日事日毕呢?首先,是需要有制度支持(比如考核、奖惩等),另外,也可以采用一个笨办法。那就是,仓库管理人员在每日下班前,对当天的相关账物进行自我确认和检查,预防遗漏,确保账目的平衡和准确。 五、做账不准。做账不及时是不按时做账,做账不准是做账时出现错误,账没做对。 做账不准主要有三种情况:一是操作人员的人为失误,如数据录入时出现错误,比如多输或少输一个零。二是仓库报表模型本身有问题,比如公式设置错误等。第三是物料编码混乱,造成各种引用和计算错误。 做账不准,库存,自然也就不准了。做账不准是造成仓库库存不准确最直接的原因。 如果仓库各环节都没有问题,大家辛辛苦苦,但却因做账不准导致整体库存不准,这对仓库管理来说,是特别冤的一件事,也是让实物仓管最气愤的一件事。所以,在仓库管理中,我们要杜绝做账不准的现象。 怎么减少甚至杜绝做账不准呢?我觉得可以做好以下三点。 1、及时做账。是的,及时做账是保障做账准确的有效途径之一,因为,不及时做账容易造成数据录入遗忘或遗漏。 2、防错或报警设置。不管是仓库系统账,还是我们用Excel做的手工账,我们都可以进行防错和报警设置,当输入出现明显异常时,进行报警提醒。 3、考核。除了将做账准确纳入仓库账务操作人员的绩效外,对影响到其部门操作的错误,还需要进行单独处理。当然,考核不应该仅仅是惩罚,考核还需要奖励。 小结:仓库管理的难点与难题。仓库管理最难的点是退货退料的管理,除了这一点之外,仓库管理过程中还经常会遇到5大难题,分别是:单据不全、盘点不准、仓库爆仓、做账不及时和做账不准。 许栩原创专栏《仓储基础知识:仓库管理的必备技能》接下来的第20篇文章,我将谈谈仓库管理人员需要的能力,欢迎继续关注和阅读,谢谢。 |
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