如何做好办公6S

思考一下，如果办公桌上只允许放六件物品，你会放什么？

美国人一向看起来散漫，但美国一位将军发表演讲时称：“成功从每天的叠被子开始”，也就是自律对一个人成功的重要性。

美国一家人力资源公司调查发现，85%人事经理相信，一个人办公桌越整洁，就越值得信任，因为办公桌井井有条，花费在找文件、记事本上的时间就会减少，工作效率大大提升。

1、办公6S整体要求

整理：办公室配置明确化，及时处理不要的物品；

整顿：适度标识，办公物品的标识；

清扫：保持环境整洁，以及确保设备良好的状态；

清洁：制定规章制度以及实施稽核；

素养：塑造职业礼仪，打造团队精神；

安全：遵守安全行为规则以及保密工作。

2、办公室典型标识

办公室典型标识有：①垃圾桶；②花盆；③开关；④空调；⑤文具；⑥文件夹；⑦开门线等。

（注：开门线实物图来自朋友圈）

3、办公室固化法

即将办公室的最佳状态拍下来，形成标准化文件张贴出来，以促进保持。

4、6S理论用于电脑文件管理

整理：去除过时无用的文件；

整顿：文件命名特征化，便于查找；

清扫：定期归档文件，定期清除垃圾；

清洁：形成整理以及文件归类的规则；

素养：养成习惯，分享心得；

安全：文件备份及保密。

例：采购文件的归类存档：

5、办公6S检查清单：

1

是否已将不要的东西丢弃（如文件、档案、图表、文具用品、墙上标语、海报）？

2

地面、桌子是否显得零乱？

3

垃圾筒是否及时清理？

4

垃圾筒是否及时清理？

5

办公设备有无灰尘？

6

桌子、文件架是否摆放整齐，通道是否太窄？

7

有无文件归档规则及按规则分类、归档？

8

文件夹等有无实施标识？

9

文件是否容易取出、归位，文件柜是否明确管理责任者？

10

办公室墙角有没有蜘蛛网？

11

桌子、柜子有没有灰尘？

12

公告栏有没有过期的公告？

13

饮水机是否干净？

14

管路配线是否杂乱，电话线、电源线是否固定得当？

15

办公设备有无故障？

16

抽屉内物品是否杂乱？

17

是否按照规定着装？

18

私人用品是否放置于指定处？

19

报架（如有）上报纸是否整齐摆放？

20

花盆花草有没有枯死或干黄未及时丢弃现象？

21

是否有人员去向目视板（人员去向一览表）？

22

当事人不在，接到电话时，是否有“留言记录”，以方便传递信息？

23

会议室物品是否摆放整齐和标识？

24

下班后桌面及物品是否整洁，并有序摆放？

6、6S对职场人士的价值

学习运用6S知识可以使职场人士①做事更有条理；②做事更加迅速；③自身更有素养与礼节；④人际交往更加顺畅；⑤容易获得快乐及升职机会。

思考作业1：下图的办公桌有哪些改进之处？

思考作业2：对比会客室的两种状态，你觉得哪种状态好？