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    以终为始梳理出的核心6步盘点流程

    2020-10-04 13:00 作者:网络 来源: 浏览: 我要评论 (条) 字号:

    摘要:前几期我们一直在讲盘点的方法,从中可以知道盘点不仅是仓库的一项作业,更是一种管理,只依赖于盘点人的技巧是不行的,盘点需要流程。那盘点的流程是怎样的呢?我们可以从流程的输出来反向梳理。通常来说,每次盘点,尤其是月盘、季盘或者年终盘点这种非常正

    前几期我们一直在讲盘点的方法,从中可以知道盘点不仅是仓库的一项作业,更是一种管理,只依赖于盘点人的技巧是不行的,盘点需要流程。那盘点的流程是怎样的呢?我们可以从流程的输出来反向梳理。通常来说,每次盘点,尤其是月盘、季盘或者年终盘点这种非常正式的盘点结束后,都要出具一份盘点总结报告,这份报告是必须存档的,因此,以终为始地从盘点总结报告所需内容出发,能将盘点流程梳理得比较完整。虽然每个公司的形式不一样,但几乎每份盘点总结报告都会包含以下6块内容。

    第一,从“盘点日期”到“盘点计划”

    盘点总结报告的第一项就是盘点日期,记录了当次盘点执行的具体时间,如果仓库比较大,盘点很彻底,盘点时间或许超过一天,还要部分停止生产线,因此必须提前制定盘点计划。盘点计划涉及到的方面很多,根据仓库的实际情况也各不相同,但首要确定的是盘点各项操作的具体时间节点,包括仓库停止作业时间、订单处理与冻结的时间、盘点准备时间、盘点开始时间、复盘时间、盘点总结报告时间等。这个计划也并非只是仓库制定出来就行的,毕竟盘点涉及面广,甚至还有生产停线等大的影响,因此往往需要经过讨论达成共识,再由领导审批确认,才能够成为真正可执行的计划。

    第二,从“盘点范围”到“盘点准备”

    盘点总结报告的是盘点范围,即该次盘点覆盖了哪些仓库,例如成品库、原材料仓库、备品备件库等。为了完成这些仓库的盘点,从流程上必须做好盘点的具体安排,即盘点涉及的部门,要安排好日常运作和盘点的关系,不要在盘点时产生业务冲突,例如发生把已冻结、未盘点的货物给发运走了等状况;而且盘点不是物流一个部门的事情,需要各方的共同努力与参与,及各方的配合和支持,因此仓储管理人员甚至物流经理都要参与到盘点安排中来,与其他相关部门进行协调。在盘点开始前完成仓库整理与清洁、仓库账务冻结前单据处理、仓库账目处理、特殊物料标识、盘点表打印、盘点工具准备等具体准备工作。

    第三,从“盘点人员”到“盘点分工”

    盘点总结报告上会列明参加了本次盘点的人员名单,而实际盘点流程关注的则是人员分工和职责分配,包括盘点实际操作人员、盘点监督人员和盘点辅助人员,或者分工为主盘、副盘、监盘,对于各个角色要有具体的、详细的、明细的盘点分工安排,因人手不足临时从其他部门借调过来的人员,还要给予分工对应角色的盘点实务培训,才能派上用场。尽早确定本次参与盘点的人员清单,以便正式盘点前夕迅速通知和提醒各部门及相关人员盘点各种截止与开启时间,例如供应商停止送货,生产停止领料与入库等。

    第四,从“盘点方法”到“执行盘点”

    盘点总结报告中也会说明此次盘点执行的方法,即通过采取标准规定的方法进行盘点,包括初盘、复盘和复核等。例如我们前一期讲的盲盘,就是很多公司存货盘点政策中的强制方法。流程中的这一步是盘点的关键工作内容,也是完成盘点任务的主要工作量。这部分内容在前面几期中有详细解释,这里就不再细述,有兴趣的朋友可以翻回去再了解。

    第五,从“原因分析”到“复盘总结”

    盘点总结报告的核心部分就是盘盈盘亏明细及原因分析,有差异不可怕,可怕的是不知道存在多少差异,并且差异如何产生的也不清不楚。从流程上,我们有两个“复盘”可以用于分析原因,第一个复盘是对有差异的物料或产品进行现场库位的再次清点,结合系统库存数字及货卡记录查找原因。只有找到了库存不准的原因,才能知道仓库管理的问题出在哪里。必须要求找到账实不相符的原因,才能进行下一步的账务处理;第二个复盘是对各仓库总体的库存精确性水平进行“复盘”,例如成品仓之前的盘点准确率都在99%以上,突然这次降到95%了;或者可回收包装仓之前都只有95%左右,这次却大幅度提升到99%。盘点准确率水平的同比变化也要进行分析,查找相应的原因并总结经验。

    第六,从“处理意见”到“账务操作”

    盘点总结报告的末尾部分还会有财务处理意见,通常是财务要按照各仓库的盘盈盘亏结果调整当期物资的账目。而财务部门进行账务调整必须要有经审批的账实不符原因分析表或调账申请表,也就是说仓库必须提供凭据。每个仓库的出入库单据不一样,领料收货的账务操作也有差异,但回到日常仓库作业流程的整个过程,无论是入库、出库,最后一步都是账务处理,都需要进行账务操作。梳理盘点流程,我们在盘点准备阶段也提到的帐目处理其实也是能够及时发现和排查问题的操作,例如实物已发出,因某原因暂时还未将出库单过账,盘点准备时发现有这张单据后立即安排系统过账,那么盘点时也就不至于出现这种差异了。

    总之,盘点不是靠经验来完成的任务,必须有完整的流程,这些流程的重要节点都能从最终的输出——盘点总结报告中识别出来,在盘点的计划、准备、分工、执行、总结、账务这6步中进行有效的管控,最终让盘点的方法能够稳定落地,让盘点的结果能够真实反映仓库的管理水平。

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