看不见的物料-小型工厂的物料管理困局

2020年我接手了一家小型的工厂咨询工作，工厂是生产铝合金门窗的，在这家工厂里面只有20多位工人，年产值大约在1000来万，是一家典型的小型工厂，在珠三角这种的工厂成千上万，普通的让人感觉不到它的存在。

我去到工厂的时候，和老板发生如下的对话：

我：“你认为工厂存在的主要问题是什么？”

老板：“我们工厂没有别的问题，就只有物料管理的问题，在我们这个行业（铝门窗生产工厂），只要把物料管理的问题解决了，物料理顺了，就什么问题都没了。”

老板为什么这么说呢？对这个行业有所了解的人，都知道，这个行业进入的门槛非常低，生产制造工艺非常简单，弄几个人就能开工，生产周期也比较短；工厂内部实际上就是一个加工装配车间，在物料齐备的情况下，一般的订单，最快1天就能完成，大部分的订单可以在三天内完成。

那么物料问题又出在什么地方呢？

老板：“铝门窗看起来其实非常简单，也就是铝材玻璃门锁的五金配件，这些物料加工组合在一起就成了产品，不像那些电器有各种各样的物料；比如一台冰箱的需要的零配件起码有好几百种。”

那么表面上看起来应该物料不会有问题的门窗，为什么老板又恰恰对物料非常头痛呢？

但凡组装型的产品都有一个相同的问题，如果要保持生产线的顺畅，组成产品必须的物料，在需要的时候能够到达生产线；按理说铝合金门窗产品应该可以做到这一点。因为一款铝合金门窗只需要少数几种铝型材、玻璃以及不多的五金配件，物料种类真心不多；在生产的时候，将铝型材锯断、冲孔等，在与玻璃、五金进行装配的简单工艺。

既然如此，那问题又出在哪里？

老板：“因为一款门窗产品的物料确实非常简单，但是因为门窗是定制产品，所以门窗的尺寸，材料的型号规格，材料的颜色会千差万别；订单批次多，但是每批订单的数量又非常少，这样一排列组合，实际上产生了成千上万种型号；比如铝型材有80多种型号、每个型号有接近20种颜色，如果每一种都有保持库存，那意味着仓库大约有1600种铝型材；所以要保证随时满足客户订单的生产是非常难的。”

实际上工厂还不止这个问题，由于对物料缺乏管控，造成物料的采购时间过长，能有多长你？

老板：“我们现在排查库存数量、核算订单用量、排查已下单数量，要三天，订单首先下到铝型材厂，生产要二个星期，铝材厂挤压成型后，再拉到喷涂厂去做表面处理，需要一个星期，实际上从接到客户订单到铝型材回厂基本上要一个月左右。”

由于铝合金门窗对客户承诺的生产周期往往是一个星期，而实际上铝型材订购回来的时间都要超过一个星期；这意味着如果要满足客户的时间要求，各种型号的铝型材都必须备有库存，一家小工厂，它所有的颜色规格型号细分下来近1600种，那得备多少库存呀？

既然有这么大量的库存，那么在仓库管理上面就会出现问题：

第一、会造成相当庞的库存；

第二、第二由于多达1600种型号，当管理力量不足的时候，造成仓库管理的混乱，比如库存管理数据不清；

第三、由于难于管理，容易造成停工待料。

小工厂在仓库管理存在其他方面的诸多问题，比如很多小厂不设专职的仓库管理人员，用老板的话来说就是节省人工成本，因为老板认为他的这些材料进来之后，反正也不会少，就算数量不准确，但是材料是会在工厂里，因为工人不可能在有监控及保安的情况下，把那么大的材料拿出去，一句话：肉烂在锅里，就算看不见，老板也知道材料一定还在厂里的哪一个角落睡觉，认为反正物料没有被偷，没有遗失，那么就不是公司的损失；而且就算偶尔有一些损失，那么一个仓管员一年的工资，也弥补回来了。

第二种情况就是虽然设有仓管员，但是没有仓库管理，比如收料不核对；车间生产需要物料的时候，由该工序的作业员自行去仓库拿取，没有领料单据，没有交接，仓管员乐得清闲，物料的出仓完全不受控制。

第三、仓库没有台账，就算有也没有用，因为没有进出仓单据，仓库的台账不可能准确，根本就是一盘烂账，没有使用的价值，不能为管理提供任何数据信息。好一点的厂，每个月月底盘点一下库存，但更多的小厂是从来不记账也不盘点。

当然小厂存在的问题不仅仅是以上几点。

那么怎么样解决工厂老板最头痛的物料问题呢？

如果只是保证数据的准确性，其实非常简单：第一配置管理人员；第二进行仓库整理；第三盘点；第四建台账，第五建仓库管理制度；最后完善好物料进出的单据，并按制度用好，这是关键。

要彻底的解决问题，就得从老板身上着手，老板要学会算账，一个仓管员一年的工资大约在6万，但如果物料管理不善，造成停工的效率损失往往可以达到30%，甚至更多，比如这厂里一年1000多万的产值，如果提升30%，那么一年就可以多产出400多万（订单保证的情况下）；同时还能提升员工士气，改善客户体验（交期变得准确了），带来更多的业务。

门窗厂的问题又怎么解决呢？

那天老板面对物料管理的难题，坐在宽大的老板台后面说：“老师，你帮我看看怎么把仓库的数据搞清楚，现在仓库的情况，让我简直要疯了.......”

“好吧”，我说

下面就来谈一谈我对这个工厂是怎么把它进物料进行改善的，首先“大神”归位，设置仓管员岗位，在车里提拔了一位仓管员来管理仓库。

接下来对仓库的布局进行了调整，目的是合理根据铝型材使用量分配储存空间。

然后组织工厂熟悉铝型材的人员，进行铝型材的整理，并进行盘点，同时建立存料卡。

我根据公司的实际情况，以及老板使用数据的习惯，设置了一套物料管理的表单，用来对仓库的物料进行管控，为了减少工作量，减少出错，我在这套表格里面设置了很多函数，只需要记录每天进出仓库的数据，其他所有的数据都通过函数自动进行运算，也就是一个台账系统，（小厂没有ERP，如果公司有ERP系统或其他工具的话，我建议还是用系统，因为比人工管理更有效率）。

立规矩！立规矩！立规矩！重要的事情说三遍。

很快数据建立起来，物料的进出也规范了，数据每天下班前仓管员都会更新，虽然前期还是出现了好多次问题，但是都能够及时发现，并及时解决。

经过近三个月的运行及调整，仓库材料的管理达到当初设置的预期，帐物卡相符率达到了99%，车间基本上没有发生停工待料事故，生产效率提升显著，在车间生产人员没有增加甚至还减少2人的情况下，产值增加了25%。

其实当时我进行策划的时候，制定了一个仓库整理的方案，但是老板并不是很认同，因为他认为，他原先的规划已经很到位，他现在唯一困惑的就是仓库没有数据，不能及时反馈物料的使用状况，每次接了订单之后，有没有物料必须到仓库去排查，然后才知道物料够不够，要不要采购？这样老是要临时买料，耽误交期，所以非常苦恼。

我在调研的时候了解到很多问题，比如说排查仓库时候没有找到物料，但实际上头几天刚刚定下去一批材料，这批材料完全足够后续这几批订单的用量，但是由于仓库报没有找到物料，这里又急急忙忙下单采购，导致订回来的铝型材，大大超出了订单用量，足以使用一年，自然超出订单的大批铝型材就变成了仓库的库存。

因为不能掌握仓库的物料的动态信息，所以没有办法提前备料，而缺料又导致订单没有办法按期完成；由于物料不齐备，造成车间员工常常无所事事，车间主管没有办法，只好什么产品由物料，就按排生产什么，造成车间一堆半成品，客户需要的订单又没有，导致出不了货。

我当时在这边了解情况的时候，问车间主管：“最近车间生产有什么问题没有啊？生产顺不顺畅啊？”

“没有问题”车间主管没好气的说。

“没有什么问题？据我了解现在有好多下了很久的订单，客户追的很急，但是我们却回复不了交期”，我说。

“只要把物料给我，我就交货给他们呀”他说。

所以小工厂要解决物理物料管理混乱的问题，其实很简单，主要就几条：第一老板要会算账；第二一定要建帐；第三一定要有专人管理；第四一定要建立规矩，并遵守规矩。

没有规矩、不成方圆，不遵守规矩，一切都是空谈！