为某机械加工企业起草的物料管理办法，供参考。

公司决定自2018年6月1日起启用ERP物流管理系统。为了确保ERP物流系统的正常、高效运行，结合公司实际情况，制定本办法。

1、采购指令

1.1 采购申请提出

生产部负责生产主料及相关专用物料的请购；设备部负责设备配件的请购；仓管部负责常用备库物料的请购。

其他部门负责各自部门临时及特殊物料需求的请购。

1.2 《委托采购通知单》编制

请购部门负责编制《委托采购通知单》。编制前应检索所申请采购物料的实际库存数量。纳入仓管部管理的物资，应由相关的仓管员在《委托采购通知单》上签字确认。

各请购部门应对《委托采购通知单》实行编号管理；在完成审批手续后将《委托采购通知单》送采购中心实施采购。

1.3 采购申请审批

《委托采购通知单》先由请购部门的负责人审核签字后，再报公司领导审批。

2、采购实施

2.1 采购中心接到《委托采购通知单》后，应将《委托采购通知单》转换成《采购指令单》（一式三联：采购中心、财务部、仓管部）；并按照《采购中心业务运作的暂行规定》的有关原则规定实施采购作业。

2.2 采购中心应根据与供应商确定的交货方式（自提、送货），依据下列单据验收物料：

（1） 送货单；

（2） 材质检验证明；

（3） 过磅单；

（4） 其他相关单据。

3、物料入库

3.1 采购中心根据验收结果，编制《收货确认单》（一式四联：采购中心、品管部、仓管部、财务部），及时通知品管部、仓管部对物料实施检验，办理入库手续。

3.2 仓管部仓管员应先根据《收货确认单》检索《采购指令单》，确认所收货物是否有采购指令，然后核对物料代码、名称、规格型号、数量、金额等资料，并在《收货确认单》上签收，然后将《收货确认单》及其他相关单据送交料帐员。

3.3 仓管部料帐员对《收货确认单》上的供应商代码及名称、物料代码、物料名称、规格型号、数量、单价、金额等资料核对无误后输入ERP系统，并打印《物料入库单》（一式四联：仓管员、料帐员、财务部、采购部）。

3.4 对于按重量计量的物料，采购中心应随同《收货确认单》同时填制《按重量计量物料入库数量验收单》，仓管部应及时办理验重手续，在《按重量计量物料入库数量验收单》上注明实际验重数量并签字确认。

实际验重与申报验重误差在正常许可范围内（±1%）的，按申报重量办理入库；否则，需报总经理审批，按审批的意见办理入库。

4、不合格物料的处理

4.1 品管部应根据《收货确认单》及时对物料进行检验，根据检验结果出具《物料入库检验报告单》，对于不合格的物料，应立即将《物料入库检验报告单》反馈给生产部、仓管部、采购中心。

4.2 生产部对于不合格的物料，分下列情况进行处理：

（1）对于已经投入生产的物料，要立即通知有关人员停止生产，并对投入的物料进行回收集中，办理退库手续；实物能够退回仓库的，要将实物退回仓库，实物不能或不便退回仓库的，要集中保管，明确标识，严防误用。

（2）对于尚未投入生产的物料，要立即清理，办理退库手续。

4.3 仓管部对于不合格的物料，分下列情况进行处理：

（1）对于尚未领用的物料，仓管部仓管员要明确标识，单独管理。

（2）对于已经领用的物料，仓管部仓管员要进行登记备查，进行跟踪管理，督促生产部门和采购中心及时退库、退货。

（3）对于生产部门退回的不合格的物料，仓管部仓管员要按规定立即办理退库手续。能够入库的要及时将实物收回仓库，明确标识；不能入库或不便入库的物料，仓管员要到生产现场或物料存放的位置进行验收，集中保管，明确标识。

4.4 采购中心对于不合格的物料，应及时与供应商联系，协商退货、换货办法，根据协商结果，按下列情况进行处理：

（1）供应商同意退货、换货

（1.1）采购中心应根据退货、换货的物料填制红字《收货确认单》，及时送交仓管部。

（1.2）仓管员根据红字《收货确认单》检验物料，办理退库手续，并将红字《收货确认单》送交料帐员。

（1.3）料帐员根据红字《收货确认单》填制红字《物料入库单》，同时调整《供应商暂估物料应付款明细表》。

（1.4）若是换货，则物料到厂后采购中心重新按物料入库流程办理。

（2）供应商不同意退货、换货

采购中心应根据《物料入库检验报告单》编制专题报告，对不合格的物料提出处理意见，报公司总经理审批，并将审批意见送相关部门处理。

5、物料出库

5.1 领料申请

5.1.1 生产经营中需要领用物料的，领料人应先填写《领料申请单》，根据权限报送厂长或生产部负责人审批。审批人应对领料人提出的领料申请进行严格审核，确认领用物料的适用性、数量等。

5.1.2 领料人持经过审批的《领料申请单》到物料仓库，核实所领物料在仓库是否有货，仓管员根据仓库实际库存情况，确认实发物料代码、物料名称、规格型号、数量，并在《领料申请单》上签字。

5.2 打单

5.2.1 领料人持经过仓管员签字的《领料申请单》到料帐员处（ERP系统）换取电脑打印的《领料单》（一式四联：仓管员、料帐员、财务部、领料人）。

5.2.2 料帐员应认真核对确认《领料申请单》上所注明物料的产品工令号、物料代码、物料名称、规格型号、数量、领料部门、领料用途等。发现错误应及时调整更正。

5.3 发料

5.3.1 领料人持电脑打印的《领料单》一式四联到物料仓库领料。

5.3.2 仓管员根据《领料单》发料。

发料时，仓管员应严格按照《领料单》上注明的物料名称、规格型号、数量发料。并在《领料单》上签字，将物料和《领料单》（领料人联）一并交给领料人。同时将《领料单》（料帐员联、财务联）送交料帐员。

5.3.3、仓管员实际发料与《领料单》有差异的，应即时办理冲红或补领手续。

5.4 夜班领用物料

5.4.1 生产人员夜班需要领用物料的，凭生产部负责人审核同意的《领料申请单》到仓管部直接办理领用手续。

5.4.2 仓管员应于次日上午九时前将夜间发料的《领料申请单》送交料帐员。

5.4.3 料帐员核对各项领料要素无误后，补登录入ERP物料系统，打印《领料单》。

6、物料核算与管理

6.1 物料入库核算

6.1.1 物料入库原则上按实际采购价格进行核算。实际采购价格按发票价格确认。

6.1.2 对于不能确定实际采购价格的按估计采购价格核算。估计采购价格按送货单价格确认。

6.1.3 采购中心收到采购发票时，应与原估计采购价格进行核对，当发票价格与原估计采购价格不一致时，采购中心应填制《收货价格调整单》（一式三联：采购、仓管部、财务）。

6.1.4 仓管部料帐员根据《收货价格调整单》按下列情况处理：

（1） 对于库存物料数量不为零的，按《收货价格调整单》登记ERP系统，调整库存物料账面单价和金额。并同时调整《供应商暂估物料应付款明细表》。

（2） 对于库存物料数量为零的，不再在ERP系统进行登记调整。只在《供应商暂估物料应付款明细表》中调整。

（3） 对于已经领用的物料不再追溯调整领用单价和金额。

6.1.5 料帐员应于每月2日前编制上月《供应商暂估物料应付款明细表》报送财务部。

6.2 物料出库核算

6.2.1 物料出库计价采取加权平均法。

6.2.2 月末，料帐员通过ERP系统按照加权平均法计算当月发出物料的成本并编制《物料收发存汇总表》、《物料耗用汇总表》，核对无误后于次月2日报送财务部。

6.2.3 月末，料帐员分仓库编制《库存物料明细表》，核对无误后于次月2日报送仓管员、财务部。

6.3 如遇节假日，上述报表报送日期由财务部另行通知。

6.4 实物管理

6.4.1 仓管员具体负责物料实物的管理工作。

6.4.2 仓管员应按照5S的要求加强仓库现场的管理，做到物料堆放整齐、标识明确、数量准确。

6.4.3 仓管员应经常对所管理的物料进行清查盘点，发现短缺、毁损、积压、超期等异常情况，要及时向仓库主管书面汇报。

6.4.4 仓管员月末应编制《库存物料盘点表》，并与料帐员《库存物料明细表》进行核对，对于盘盈、盘亏的物料要认真查找原因，分清责任，及时上报。仓库的帐务调整必须经财务部审核、总经理批准后方能调整。

7、特殊情况的处理办法

对于因生产急需的物料或不便进库的物料，按照下列办法处理：

（1）所购物料在白天上班时间进厂的，采购中心要按照本《办法》2.2条的规定收货，同时通知质检部、生产部、仓管部相关人员到场，即时办理相关入库手续、领用手续。

（2）所购物料在夜间进厂的，采购中心要按照本《办法》2.2条的规定收货，同时与生产部领用人员办理临时领用手续。次日，采购中心应通知质检部、仓管部、生产部按本规定的正常流程，补办相关入库、出库手续。

8、监督及奖惩

8.1 在物料入库和出库过程中，各相关部门要密切配合，相互监督检查。发现问题，要及时会商有关部门加以解决。协商解决不了的，应及时向财务部反应。任何人不得相互推诿，影响生产运作。

8.2 财务部为监督检查本《办法》实施的责任部门，根据执行检查情况，对相关人员进行批评或表扬，并报请公司领导予以处罚或奖励。

8.3 具体奖惩条例另行制定。

9、本《办法》由财务部负责解释。

10、本《办法》自2018年6月1日起试行。