摘要:看板简介 看板已经成为当下应用于项目管理与沟通的最常用的方式之一，并且现在越来越多的人也开始使用它来管理自己的工作和生活。有些人在用 Trello 这样的免费云服务来跟踪他们的项目，例如哪些事务正在处理，哪些事务已经完成，并进行项目信息的沟通；也有
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看板简介 看板已经成为当下应用于项目管理与沟通的最常用的方式之一，并且现在越来越多的人也开始使用它来管理自己的工作和生活。有些人在用 Trello 这样的免费云服务来跟踪他们的项目，例如哪些事务正在处理，哪些事务已经完成，并进行项目信息的沟通；也有人用它来进行个人工作计划的制订；也有人用它来安排旅游行程；甚至有人用它来分类保存食谱！ 看板是一种基于“精益”思想的管理方法，精益指的是以最小资源投入创造更大价值。看板的初始目的在于可视化工作，让每个人看到所有工作项的进展和相应的优先级，进一步提高工作透明度，并且在面临新工作时帮助排定优先级。 看板的起源 看板这个概念虽然现在在科技企业中方兴未艾，但实际上是起源于传统的制造行业。所谓看板管理，常作“Kanban管理”（来自日语“看板”，カンバン，日语罗马拼写：Kanban），是丰田生产模式中的重要概念，丰田汽车公司在20世纪50年代从超级市场的运行机制中得到启示，于是Kanban作为一种生产，运送指令的传递工具而被创造出来，指为了达到及时生产（JIT）方式控制现场生产流程的工具。经过近50年的发展和完善，目前已经在很多方面都发挥着重要的机能。 而起源于软件开发行业的“敏捷”管理模式在近些年也正在逐渐被借鉴到各个行业，更先进的看板工具也应运而生。 看板在现代项目管理、信息沟通和计划任务控制中都能够发挥很大的作用。 看板的分类 我们现在常说的Kanban有两种含义： 一种是物理看板，物理看板一般运用在生产企业，主要功能是：设定目标，让员工了解自己的任务；控制生产进度；控制生产数量。它的既视感是这样的： 
这种看板虽然在我们现在看来也许很简陋，但在实际工作中简便易行，尤其对于小团队的管理也是非常有效的。这种类型的看板也有稍微漂亮一点的，像下面的图中所示： 
或者更优雅一些的： 
或者更多地展示综合性一些信息的看板： 
但总的来说，传统看板主要存在两个问题：一是修改起来不是很方便；二是在人员不在一个物理场所，并且在现在广泛使用电脑和网络进行办公的情况下无法实现在线沟通和协同工作。 另外一种看板则是指看板软件、看板应用或看板的云服务，这是将传统的看板运用现代的信息化、在线化的技术改进之后产生的新型看板。这种看板看起来类似下图所示： 
对于新型看板，建议看一下这篇文章，虽然是英文，但说的很简洁明了。 新型看板最主要的特点包括：
总的来说，看板作为项目任务管理工具，是组织项目、分享信息、展开协作的地方。通过看板，所有与项目有关的人对正在处理和仍待完成的工作能够统一看法。 一般来说看板由看板本身、列表和卡片三个主要概念组成。看板本身可以理解成项目，列表则通常代表工作流或流程，而卡片则通常代表任务，并且任务会在这些列表之间移动直至任务完成。看板软件一般还支持日程管理和计划任务安排，使得它不仅具有信息分享功能，还可以提供真正意义上的项目进度管控的能力。 另外，虽然目前大多数看板系统中都是依循了“看板——列表——卡片”三个主要元素的体系，但也并非就到卡片而止，而是可以在卡片上关联各种信息、多媒体、附件，或者还可以进行划分子任务、设定日程等关联操作。这也大大拓展了看板系统能够承载的功能。另外，看板往往还支持日历视图，可以满足接近传统项目管理思路的视角。 新型看板的示例 下面给出一些具体例子，可以让大家有一个直观的印象，能够用看板系统来做什么，但实际上，我们完全可以把它当做一个分类整理思路和分享信息的工具，自行创造发挥。 例如，下图是Trello系统中最常见的看板之一： 
其中，将一个项目中的任务划分成为了“待办”、“正在办理”、“完成”三类，也可以看做每个任务具有三个状态，在达到一定条件时，任务的状态会发生改变，此时该任务也应被手动或自动地转移到下一类任务中。 下面的简单项目管理例子中则将“进行中”（IN PROGRESS）阶段又划分成为了正在办理（WORKING）和等待中（WAITING）这两个子阶段。 
下图则是以时间为轴的一个多个看板混合的情况，用于生产型企业多部门协同工作： 
下图是一个IT实施项目的项目管理看板： 
下图是一个包含了团队沟通要素在内的软件开发项目的看板： 
下图是一个内容运营与推广团队的看板： 
下面则是一个团队内部进行沟通来活跃工作气氛的看板： 
下面则是有人将自己的食谱分类整理用看板管理并分享出来，这也说明了看板中的不仅可以按流程步骤来组织，也可以按任意的分类来组织，实际上就是一种分类的方式。 
还有下面的市场部门看板则是一种混合的看板，集成了很多要素。 
目前，已经有很多看板软件、系统、App和在线网站，其中不乏优秀的。使用比较广泛的有Trello等，而Wekan则是一个开源的、免费的、可以自行本地化部署的在线看板系统，功能不如Trello等大型网站强大，但也足够一般企业和个人使用。下面我们将简单介绍Wekan系统的使用方法。 Wekan看板系统简介
注册与登录 初次使用Wekan之前，需要注册一个账户。首先使用一个较新的浏览器（推荐欧朋、火狐、360、Chrome等浏览器）访问 Wekan系统的网址，可以看到下面的界面。 
如果没有已有账户，点击对话框下方的“注册”链接即可进行注册，如下图所示。 
一般建议使用真实邮箱进行注册，并使用真实姓名作为用户名以便以后与项目组成员及其他同事沟通时方便易认。 
初次注册，服务器有可能显示“内部服务器错误”，此时不用担心，实际上已经注册成功，点击下方的“登录”链接进入登录界面输入用户名和密码即可登录。 
使用邮箱也可以登录，首次登录后页面如下图所示。 
修改个人资料 登录成功后，点击页面右上方的用户名称即可修改个人资料、更改设置、上传个人头像或者修改密码，如下图所示。 
创建一个看板 点击“添加看板”即可开始建立自己的第一个看板。如同介绍中所说，看板系统主要有三级体系，即“看板——列表——卡片”，每一级其实都可以看做是一种分类，利用这三级体系，我们可以灵活地把事务分类组织起来，可以用来管理项目，也可以用来梳理自己的计划、保存自己的文档等。 我们首先来尝试建立自己的一个文档分类存储的看板。点击“添加看板”，并起一个适当的名称。 
因为仅准备自己使用，因此将看板设为“私有”即可，其中内容将只有自己能够看到。然后点击“创建”按钮来创建这个看板。 
此时，会被马上要求创建一个列表，因为一个看板至少应当有一个列表，我们起一个合适的名字即可，如果一时想不到，直接起一个常用的“备注”或“其他”之类的也可以。 
添加一个列表后还可以继续在右侧添加其他的，然后如果对顺序不满意，还可以直接用鼠标拖拽某个列表到合适的位置自行排序。 
然后就可以点击每个列表下的“添加卡片”按钮来添加自己所需要的东西了。 
给每个卡片输入一个简要的说明。 
然后点击该卡片，可以看到给这个卡片可以添加很多内容，我们暂时只添加一个图片附件作为这个列表的抬头。 
点击“添加附件”按钮，然后选择本机上传一张图片即可，然后该图片会自动在卡片中显示出来。我们就把这张卡片作为这个列表的抬头吧。 
我们还可以点击列表右上角的几条横线的列表小图标按钮来进行颜色设置，这样会在列表名称下方显示一条颜色条横杠，以便心理上区分不同的列表。另外，每张卡片也是可以设置颜色的，我们不妨把抬头卡片的颜色改为与列表色相同。 
之后，我们可以在添加一些其他卡片，上传其他附件，例如word或ppt文档等。 
可以注意到在卡片详细信息下方，还会有给这张卡片添加附件的记录，实际上除了添加附件的记录，还可以看到其他的各种操作记录，这样能够起到追踪、提醒和让他人了解（当看板是公开的时候）的作用。 另外，也可以对卡片进行评论，当然，一般这也是看板公开后其他人进行的操作。 下面是一个完整的文档看板的示例。 
可以看出，很容易根据自己的需要定制符合自己使用习惯的文档看板。使用文档看板的好处，不仅在于有了一个集中存储文档的地方，还特别有助于理清思路。 在看板中搜索 在文档多了之后，经常需要进行搜索，Wekan也提供了方便的搜索功能。在工具条右上角就可以找到搜索按钮，然后可以选择按标题和描述中的文字进行搜索，或者按标签（在卡片中可以设置的颜色标签）搜索。 
搜索后就可以看到相关的文档，如下图所示。 
流程管理型的看板 刚才介绍的文档看板实际上可以看成是一个分类的工具，除了用于文档分类保存，还可以用于个人记事、企业的产品管理、产品目录，也可以用于通知公告板、交流园地等。 在实际应用中，看板系统其实还更多地被应用于各种流程性事务的管理，例如各种项目管理、办公流程管理等等。因为可以将看板看做一个项目或流程，将一个个顺序排列的列表看做项目中的一个个阶段或者流程中的一个个环节（或者甬道），而将卡片看做每个具体的细项任务。结合看板系统提供的日历视图、人员管理和协同办公与信息共享与沟通能力，完全可以满足大多数项目管理与流程管理的需要，并且比传统项目与流程管理工具更加简洁明了，更加高效。 下面就给出一个典型的研发项目管理的看板示例： 
例子中的“物流跟踪系统研发项目”是一个研发项目。 其中，用到了“泳道”（也称甬道）概念，泳道可以将看板中的列表按照另一种交错分类的方式展示，增加泳道可以在右上角的工具栏中选择视图为“泳道图”后即可添加，调整泳道顺序的话直接按住泳道标题拖拽即可。 本例中，将研发项目中涉及的各个团队作为一个个的泳道。然后按标准的研发项目阶段划分了数个项目阶段，再用卡片作为其中的各项任务，并指定了各个项目的负责人、起止时间、任务标签（卡片上面的带颜色的标记）等。 这些都是在任务的详细信息中进行的。并且，在任务（即卡片）详细信息中，还可以进行待办事件清单的设定，或者制订一个子任务。制订了待办事件后，将出现数字表示的待办项并可勾选。制订子任务则会自动创建一个子看板，在其中可以和父级任务一样设定列表与卡片。 
如果选择日历视图，则可以和一般项目管理中的日历视图类似，列出指定了开始和结束时间的任务项。 
另外，可以看出本项目被设定成了“公开”看板，因此所有本系统中的用户都可以看到该看板中的内容，但只有项目参与者才可以修改其中的内容。 一般来说，创建看板的用户自动成为该看板的管理者，看板管理者可以邀请系统内的其他成员成为该项目的参与者，也可以指定其他参与者成为该项目的管理者。项目管理者可以修改项目的一些属性信息，指定该项目的一些规则等。 任务型的看板 另一种任务型的看板也可以用于项目和流程管理，与前面介绍的例子不同的是，这种看板更聚焦于任务的各种状态的流动。例如， 
这也是看板系统最常用的方式之一，不同阶段的任务可以自动或手动拖拽在代表不同状态的列表中移动，表示某项任务的状态变化。例如这个项目中，“二审”任务是正在处理的任务，如果完成了，可以手动将其拖拽至“已完成”列表中，再将“二审作者反馈”任务项移动至“正在办理”列表中。 一些高级操作 Wekan中，在编写卡片标题、描述等信息时，可以使用Markdown语法来写出混合样式的文字和段落，参看下面的示例。 
任务型看板的示例中，也展示了使用Markdown语法编写的一个表格。 另外，Wekan系统的特色之一是可以自行定制一些自动规则，只有项目管理员可以制定或者修改规则。在项目设置菜单中选择“规则”菜单项来启动规则设置。 
然后我们选择左侧第二栏之后右侧列表中“当标签是……是添加到一个卡片”，点击右边的加号按钮来制定符合该规则时系统自动进行的动作。 
我们选择“移动卡片到当前看板的已完成列表的尾部”，具体的语序可能会和人的思维不太一样，需要一定的理解。然后点击右侧的加号按钮就可以添加规则了。 
最后是规则的列表页面，可以看到所有已定义的规则，并可以查看修改或者删除。 这样，当我们给这个项目中的任意一个任务加上绿色的“通过”标签后，该任务就会被自动移动到“已完成”列表中，并排在最后一个。 总结 总的来说，Wekan系统由于免费开源，并且可以本地化部署，非常适合小型企业或个人使用。当然，它的功能肯定不如商用的系统那么强大，系统也不一定足够稳定，需要自行维护，如果有这些更高的要求，建议使用Trello这一类已经过大用户量考验的系统。 |
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