采购管理制度

一、目的：

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。

三、职责权限

1、总经理负责采购管理制度的审批；

2、分管副总、财务部负责人负责采购管理制度的审核；

3、行政部负责采购管理制度的制定。

4、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由物资部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由行政部负责；设备维护、维保等由工程部负责采购；关于安全等物资及服务的采购由质安部负责采购。

四、采购原则

1、询价比价原则

物品采购原则上必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、一致性原则：

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。

3、低价搜索原则：

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

4、廉洁原则：

（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

5、招标采购原则：

凡大宗或经常使用的物品 （ 采购额超过5万元（含5万元）以上），都应通过询议价或招标的形式，由经营部、质安部等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

6、审计监督原则：

采购人员要自觉接受质安部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

招标评审小组的职责与构成

人员构成：

组长：总经理

副组长：副总经理

组员：物资部、行政部、质安部、经营部、项目点代表

职责

全面负责招标各项工作的推进，安排招标成员的分工与协作。

负责召集会议，包括招标文件的审核、投标单位资质的审核、答疑、文件的会签、开标、议标。

负责拟定项目的招标方式、发布公告或通知。

负责审核招标文件。

负责对投标单位的考察及现场考察。

负责组织招标答疑工作。

负责组织

采购方式

1.招标采购：主要是指超过5万元（含5万元）以上的项目除在第七条无法实施招标的特殊情况外，应根据上级主管单位相关管理制度进行采购。应遵循如下流程：

1.1常规项目：主管部门每年12月上旬，通知项目点（部门）于当年12月中旬上报下一年度相关领域的采购计划；非常规项目主管部门根据收入合同的实际需求，安排招标采购工作。

1.2主管部门根据项目点（部门）的需求，提供市场价格由成控部门核算采购总成本。主管部门根据预算，提交采购计划及采购方案，遵照公司“三重一大”的原则上报、审核。

1.3主管部门根据审核结果向上级公司申请招标采购立项。

1.4根据上级公司批复，编制采购方案及招标文件，遵照公司“三重一大”的原则上报、审核，审核完成后由物资部提交招标中心。

1.5物资部跟进招标采购进程。

1.6物资部在接到招标结果后的10个工作日内，通知主管部门根据公司合同审批流程与中标供应商签订相关的合同。

2.非招标采购：非招标采购方式包括零星采购、应急采购、集中采购。

2.1零星采购是指偶然发生的、所采购物资单笔单次低于1000 元的采购（如因公司接待、聚会需要进行的采购，场地调查、工程施工过程中因缺少配件、材料而临时进行的采购等），具有临时性、偶发性、金额低的特点。零星采购的行为应遵循如下流程：

2.1.1需求部门/项目点需要进行零星采购的，首先征求本部门负责人，征得负责人同意后，填写《物料采购申请单》，完成审批流程后，方可采购。

2.1.2需求部门/项目点应选择可靠的供应商进行采购，采购时应购买注有品名、商标、制造厂商、保质期等基本信息的合格商品。所购物资原则上要求供应商开具发票。

2.1.3.零星采购原则上由需求部门/项目点先行垫资采购。待完成采购后，将相关应单据整理完成后，按照公司财务报销制度进行报销。

2.1.4.需求部门/项目点在物资采购完成后，物资交由使用人验收完成后，验收人填写《验收单》，同时采购人办理领用手续详见《xxx领用清单》。

2.1.5.需求部门/项目点自行建立《零星物资采购台账》（后附申请单、验收单及领用清单），备查。

2.2应急采购是指公司因应急处置需要，而临时进行的采购，应急采购原则上由公司办公室提出采购请示，经公司审批后相关由对应负责部门完成采购。应遵循如下流程：

2.2.1.在接到应急处置任务后，各项目点/部门负责人发现需要紧急购买物资（原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品等）或劳务（技术、服务等）的，在落实相关物资或是服务确定没有所需物资或是服务后，立即向上级负责人汇报，得到公司同意后方可进行采购。

2.2.2.应急采购无需进行三方询价，应以最便捷的方式进行采购，兼顾价格和质量。

2.2.3.应急采购结束后，各项目点/部门负责人应编制应补填填写《物料采购申请单》按照一般采购流程进行审批流转。

2.2.4.采购人在物资采购完成后，物资交由使用人验收完成后，验收人填写《验收单》，同时采购人办理领用手续详见《xxx领用清单》。

2.2.5.需求部门/项目点自行建立《应急物资采购台账》（后附申请单、验收单及领用清单），备查。

2.2.6.所购物资原则上要求供应商开具符合财务要求的发票。

2.2 7.应急采购原则上由需求部门/项目点先行垫资采购。待完成采购后，将相关单据整理完成后，按照公司财务报销制度进行报销。

3.集中采购：各部门/项目点均有需求或是某项目点长期使用的物资或是服务所采购金额在1-5万元（不含）的采购。应遵循如下流程：

3.1.采购金额20000元-50000元（不含50000元），由项目点/部门根据实际需求填报申请表，由部门统一上报采购申请计划，审批完毕后，交由对口部门根据实际的需求进行市场调研，在综合考虑价格、产品质量和售后服务后等因素后，邀请不少于2家的供应商参与本谈判。遵循以下流程及规则：

3.1.1物资部根据需求编写本次谈判的提纲（包括采购的内容、报价方式、技术要求）， 遵照公司“三重一大”的原则上报、审核。

3.1.2.需求部门提前3个工作日以书面形式通知参与谈判的供应商。

3.1.3.供应商在谈判前一天，将密封后的相关资料交公司质安部。

3.1.4.评审小组负责确定评标标准和方法，召开评审会议并最终投票形成评审结果，会议过程和结果以<<会议纪要>>形式成文，详细记载有关真实情况，并由本次评审小组所有成员签名。

3.1.5.根据审核结果，由需求部门填报公司《呈签表》，并经部门负责人、成控部门、质安部门、分管领导和总经理审批后，签订买卖合同完成采购。

3.2.采购金额5000元-20000元（不含20000元），应遵循如下流程：

3.2.1由项目点/部门根据实际需求上报主管部门，由部门统一填报《物料采购申请单》，完成审批后交对应负责部门。

3.2.2根据实际的需求进行询比价，询价供应商不少于三家，在综合考虑价格、产品质量和售后服务后选定对象,填写《询价汇总表》（附表4），在附表4中应写明询价的时间、采购内容、供应商报价以及供应商选择依据等相关事项。

2.3根据《询价汇总表》填报《呈签表》，报相关部门审批，审批通过。

2.4根据审批结果签订买卖合同完成采购。

3.3采购金额1000-5000元（不含5000元），应遵循如下流程：

3.3.1由项目点/部门根据实际需求填写《物料采购申请单》，完成审批流程后，交由相应负责部门完成采购。

3.3.2采购人应选择可靠的供应商进行采购，采购时应购买注有品名、商标、制造厂商、保质期等基本信息的合格商品。所购物资原则上要求供应商开具发票，应供应商原因不能开具发票的，在征得财务部门同意的情况下开具收款收据。

3. 3.3采购人完成采购后，将一应单据整理完成后，按照公司财务报销制度进行报销。

3.3.4采购人在物资采购完成后，物资交由使用人验收完成后，验收人填写《验收单》，同时采购人办理领用手续详见《xxx领用清单》。

采购部门应保留非招标采购过程中的相关询价表及汇总表、比价说明、定标会议纪要等原始文件备查。

负责相应物资的采购部门，每季度末将本季度所有采购汇总（包括品名、规格、单位、单价、数量、品牌、产地等）完成，由部门负责人审核完成后，电子版和纸质版一起交物资部留存。

六、验收流程

除第九条规定的非招标采购行为外的申购及验收流程。

5万以上的申购严格按照《食材申购管理办法》执行。

项目点（部门）根据预报量复核配送量（即实收量），以kg为计量单位的物料，误差不得超过10%，其余计量单位的物料，不允许存在误差。

项目点（部门）在验收物料时必须严格遵守公司相关验收标准详见《食材验收标准》，对于不符合公司要求的物料，应及时要求供应商做换货、退货处理并作出相关记录，同时上报公司采购部门。

对于申购计划外临时新增的物资，严格遵守“一事一说明”原则，报部门主管、分管领导、总经理批准后，方可执行申购。

公司品控部门每个季度至少抽查3个供餐点及3个物业服务点物料验收的情况（附表8），并形成反馈意见报采购部门及公司经营班子。

第六章 库存管理

每批食材的验收完毕、领用出库时，必须填写《出入库记录表》（附表9），项目点每周自行盘点，每月业务部门按照相互监督的原则，由各项目点按照相互交叉、随机抽取的方式，盘点各项目点的物料盘存状况并出具盘存报告表（至少抽查3个供餐点及3个物业服务点）。

各项目点常用物料的品类库存数量，采购部门应根据成控专责核定的相应成本计划制定各项目点的库存限量（最大量及最小量），各项目点按照此库存限量实时调整实际库存。

采购部门不定期抽查各项目点物料的出入库的情况及库存限量。

第七章 附则

第二十条 本制度自2020年5月1日起执行。