摘要:Where:汇报的重点在哪里 被询问时的汇报——先说结果(或现状)
Where:汇报的重点在哪里 被询问时的汇报——先说结果(或现状) 你这里的状态是上级时刻都在关心着的。如果你不及时地去汇报,他就会来问。基本上被上级过问的事都是当时他最关心的事。这种时候,汇报的重点应该放在哪里呢? 短评:上级急于听到的是结果。
上级大多是身兼业务和管理二职的人,百忙中听部下的汇报时最想知道的是“结果”。因为他最关心的是事态的最新状态,他是从结果开始他的思维活动的。从这个角度来看,可以说上级都是急性子!这也是他上级的地位所决定的,因为他担着这份责任。 这种时候,进展不顺的部下忙于说理由、讲原因,无非是想说“不怪我”。可是上级想听的是结果!而那些取得了成绩或有进展的部下则喜欢讲过程,那无非是想“表功”。可是上级想听的是结果! 懂得了上级的这种心理活动规律,就迎合他,先说结果吧。否则你永远不会被他喜欢。 这个道理在年轻人逐渐走上领导岗位,开始有自己的部下时自然会有所体会。
重新认识所谓的“结果” 一说到“结果”,人们习惯性地认为是把事情办完时得出的那个结果,于是中间有进展时就不去汇报,等着把事情办完;或者自己认为到了一个阶段时才有所谓的“结果”,值得去汇报。 其实不然。在工作进展过程中,你每动一次,都会有相应的“结果”。或许推进了一步,有变化,或许还是原样,但不论有没有变化,这种你动了一次之后的“状态”就是那个时点的“结果”。所以我们说“汇报的重点是先说结果”。换句话说:先汇报当时的状态。 有进展报进展,没进展报状态。
原因是否要汇报 其实上级也是想知道原因的,因为从中他可以知道现在这样的结果的原委。他需要借此来判断,并依据它来考虑下一步行动的方针。因此在说完了结果之后再说原因,他也就听了(严格地说是有心思听了)。在大多数场合,他会在听完了结果之后马航就问你原因(Why)。这说明他也是很关心原因的,只是急于想先听到结果的心理期待顺序,因其所处的位置不同而与你有所不同罢了。 但是事情办得不理想时千万别多说理由,简单陈述事实就够了,因为理由再多也是改变不了结果的。上级会把你喋喋不休的“理由”听成“托词”,觉得你在逃避责任,那你的这些辩解行为可就恰恰弄巧成拙了。 错了就是错了,坦诚承认,然后把重点放在下一步的补救措施,这样才能让上级看到你“屡败屡战”的气概。
自己主动去汇报时——说清事由后,还是先说结果 部下承担的工作每当发生了变化或遇到了问题时,部下应该马上去找领导主动汇报,让他知情或请示下一步的办法。即使没遇到什么问题,一切都顺利时也该适当地去汇报一下。因为上级想知道事情的最新动态,哪怕此时和上次汇报时并没有发生任何变化,还在原地踏步,你也应该让他知情,他才会对你这里放心。 这时候的汇报属于主动型的汇报,是上级并没有询问,你就主动去说的。这时的汇报重点在哪呢?该怎样开始呢?和被询问时的被动型汇报又有什么不同呢?
主动去汇报时,先要说清理由 短评:主动展开谈话的一方,一开始不说明事由就按自己的思路展开话题的话,对方会感到唐突,摸不着头脑。和这样的部下对话,上级会感到很累。 主动去回报的时候,因为你是主动方,你是有时间准备好了才开始的。相反,这个时候的上级由于处于被动的谈话地位,也许正在考虑别的事情,思维根本就不在你这里。你如果不先讲明事由,直入主题的话,他会感到茫然:“你说的是哪件事啊?” 先说出事由,讲清是哪件事有动静了,能立即锁定焦点,帮助上级迅速地把思路切换到你要谈的这件事上来,谈话就好展开了。否则,上级的脑子一下子转不过来,进入不了角色。
说清事由后,重点仍是结果 主动去找上级汇报时,部下想要谈的内容有很多,如事实、例子、结果、要点、结论、推测、感想、原因、依据、过程、经验、联想……先说什么呢?从哪儿说起呢?仍然要先说“结果”。 短评:A的方式太啰唆。开头没有点明事由,说的都是表功的废话,说了半天也还没说结果。领导都忙,有时间听这些废话吗?B的方式就很好,简明扼要,说清事由后马上直接汇报结果,而且有了自己的下一步对策,想和上级探讨。
上级为什么都希望先听结果呢?因为在他眼里,知道了事由和结果(什么事,怎么样了),基本就可以掌握80%的汇报内容了。 实践中经常有这样的情况发生:上级打断部下冗长的汇报,直接追问结果。这样的次数多了,会让部下感到“他总是忙,另找时间再说吧”而渐渐远离上级。其实仔细想想,这种局面的发生都因为上级是急性子吗?都因为上级忙吗?出现这种局面,也可能是部下不懂得应先说结果,而长篇大论说过程、原因造成的。
著作:《报联商》 作者:[日] 古贺 传浔 |
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