摘要:丰田生产方式的精髓A3格式报告：以一页报告呈现你必须知道的东西 在我访谈丰田技术中心的副总裁大卫巴克斯特（David Bax- ter)时，他看起来对他手边正在准备的一份报告有些紧张勺关切, 因为在访谈过程中，总是谈到这份报告。当时，我想像那是一份像 书那么厚
 丰田生产方式的精髓A3格式报告：以一页报告呈现你必须知道的东西
在我访谈丰田技术中心的副总裁大卫•巴克斯特（David Bax- ter)时，他看起来对他手边正在准备的一份报告有些紧张勺关切, 因为在访谈过程中，总是谈到这份报告。当时，我想像那是一份像 书那么厚的报杏文件。没想到，他给我看的竟然是A3格式（U英 寸x】7英寸）的一张纸，他要把整个预算与理由放入这页报告里。
丰田公司非常严格地限制经理人与同仁长篇大讼，所以必须以 A3格式的一张纸呈现所有重要信息。丰田生产方式的精髓为何制定A3格式呢？因为这 是传真机所能接受的最大规格纸张。这页A3报告可不是一份备忘 录，而是某流程的完整报告文件。例如一份解决问题的A3文件必须 简洁地说明问题，记录@前情况，确定造成问题的根本原因，说明 各种可能的解决方案，说明建议选择的解决方案，再加上成本效益 分析。这驻信息必须“挤”人一页报告中，尽可能使用图表说明。 过去几年，丰田进一步要求所有同仁改用A4格式（8M英寸x 11英 寸），理由是“少即是多％在第十九章，我们会进一步叙述撰写A3 格式报告的过程。
以技术系统与人员制度促成视觉管理在现今计算机、技术信息、自动化时代，企业的目标之一是创 造无纸张的办公室与工厂工作环境。如今，你可以使用计算机、因 特网、公司内部网络设置大型数据库，丰田生产方式的精髓以极快速度通过各种软件与 电子邮件分享书面与影像信息。丰田生产方式的精髓我们将在下一章讨论到，丰田公司 拒绝采用这种信息技术导向的趋势。铃木一郎指出，查看计算机屏 幕通常是个人申独做的事，在虚拟世界工作会阻碍员工之间携手进 行团队合作，更重要的是，往往会让你脱离“真实”去执行工作 (除非你必须使用计算机执行你的工作）。
丰田模式认为，丰田生产方式的精髓视觉管理应该和人相辅相成，因为人是视觉、 触觉、听觉导向。丰田生产方式的精髓应该在工作地点设置最佳视觉指南，使人们一听 到、看到、感觉到工作标准及异于标准情况时，能够立刻作出反应。 一套设计完善的视觉管理系统有助于提高生产力，减少瑕疵与错误， 促进在截止期限前完成工作，促进沟通，改善安全性，降低成本, 使员工更能掌控他们的工作环境。
当计算机、信息技术系统、软件等不断取代人的工作T且愈来 愈多的企业把整个部门迁移至擅长信息技术的劳力便宜的国家（例 如印度）时，使用旧式人力制度的丰田公司将面临愈来愈大的竞争 挑战。它该如何继续采用工作场所的视觉管理与人员导向，同时又 运用计算机技术的力量与长处呢？
答案在于遵循丰田模式的第7项原则：运用视觉管理使问题无 处隐藏。丰田生产方式的精髓这项原则并非指避免使用信息技术，而是指有创意地应用 任何可能的最佳方法与丁_具以进行有效的视觉管理。丰田公司已经 以大型数字模式的屏幕取代一呰原来的视觉管理工具，同时，在设 计阶段时，有专业丁程师积极参与，扮演评论、建议角色。右一件 事可以确定的是：丰田绝对不会为了快速与便捷（例如我们将在下 一章讨论到的新技术）而放弃其原则与0标。若把所有东西放人公 司内部网络屮，使用信息技术以降低成本，可能会带来许多非预期 的结果，造成公司文化之重大的、破坏性的改变。
丰田模式寻求的是平衡，在使用信息技术方面采取比较保守的 方法，以维持JC价值观。丰田生产方式的精髓这可能包括某些折中做法，例如维持有形
的视觉信号，再佐以电脑系统为基础，就像希伯伦售后零件配送仓 库所采用的做法一样；或者，它可能会使用整面墙那么大的屏幕以 电脑展示3D数字影像。但是，重要的基本原则依然屹立不摇：以视 觉管理支援员工，使他们有最佳机会把工作做好。
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