第十二章 项目采购管理

第十二章 项目采购管理

12.1 概述

1、掌握项目采购管理要“做什么”，综合掌握项目采购主要过程的输入和输出。

2、掌握“用什么来做”，精通各种方法、技术和工具，清楚工具的优缺点及相互的关系。

3、重点关注采购计划审定、采购团队建设、采购过程中的资源协调、采购过程监控、采购风险评价和应对、采购绩效评估、采购变更控制决策等要素。

4、掌握规范采购，控制采购成本。

5、掌握采购战略合作管理、采购管理过程、采购管理技术和工具等内容。

 

12.2 战略合作管理

战略合作管理的本质是供应链管理。供应链成员企业间建立战略合作伙伴关系，即供应链中相互独立的上下游企业间基于信任和共同目标，共享资源、共担风险、共同获利的非正式长期协议关系。

战略合作关系形成原因是物流成本、信息收集成本和库存成本的总成本太高。

12.2.1 供应商战略合作伙伴关系的概念

供应商战略合作伙伴关系是企业与供应商之间达成的最高层次的合作关系。是指在相互信任的基础上，供需双方为了共同的目标而采取的共担风险、共享利益的长期合作关系。

 

12.2.2 建立供应商战略合作伙伴关系的意义

1、缩短供应商的供应周期，提高供应灵活性

2、降低企业采购设备的库存水平，降低管理费用，加快资金周转

3、提高采购设备的质量

4、加强与供应商的沟通，改善订单的处理过程，提高设备需求的准确度

5、共享供应商的技术和革新成果，加快产品开发速度，缩短产品开发周期

6、与供应商共享管理经验，推动企业整体管理水平的提高

 

12.2.3 供应商战略合作伙伴关系的构建

供应商战略合作伙伴关系的构建流程：分析市场竞争环境、合作伙伴的主因素分析、建立合作伙伴关系的标准、评价和选择合作伙伴、建立和实施合作伙伴关系等。

1、 合作伙伴的主因素分析

合作伙伴的业绩等

2、 选择合作伙伴的标准

应建立在总成本最小化、敏捷性强、风险最小化的原则上。另外，利润的分配是否合理、文化和管理的兼容性、财务稳定性、合作伙伴的能力和定位等

3、 合理的评价与选择

综合评价主要针对其基本资质、资信情况、市场及技术能力等。

 

12.2.4 战略合作协议审批、签署

12.2.5 供应商战略合作伙伴关系的管理

1、建立信任监督机制

考察供应商过去的业绩和商誉、供应商通过第三方认证、建立长期战略合作关系、企业经营理念的转变、政府积极参与并创造良好的经济环境

2、合作伙伴的激励机制

 

12.2.6 合作伙伴关系评价

1、从采购方来看，合作关系是否奏效：具有正式的沟通程序、致力于供应商的成功、共同获利、关系稳定不依赖个别人、始终仔细审视供应商绩效、双方对对方具有合理的预期/期望、员工有责任遵循职业道德、共享有益信息、指导供应商改进、基于采购的总成本进行非敌意切磋，共同决策。

2、避免合作伙伴关系失败的要点：高层管理的承诺、严格的供应商选择过程、持续努力的改进、目标一致、合作伙伴关系支持体系和文件、不断关注双赢机会、广泛沟通和分享信息、建立信任、资源让步、关于联盟与合作关系目标和期望利益的内部教育、人员发生变动时保持联盟与合作关系的能力。

 

12.3 采购管理过程

采购管理的主要过程包括编制采购计划、实施采购、控制采购、结束采购等。具体是：

1、需求确定与采购计划的制订

2、供应商的搜寻与分析，标准包括供应商的实力、以往产品表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程、开发产品的技术能力等。

3、定价，有竞争性报价和谈判。

4、拟定并发出订单

5、验货和收货

6、开票和支付货款

7、记录管理

 

12.3.1 规划采购

1、供应商管理

1.1 供应商调查，初步调查和深入调查

1.2 供应商选择指标

供应商选择指标确定原则：考虑价格、质量、服务、位置、供应商的存货政策和柔性。

供应商选择指标体系设置：三大主要因素包括产品价格、质量和服务。

1.3 供应商评估方法，供应商走访、招标法、协商法

1.4 采购供方的合格评价

新增供方审核评价，采购供方评价的主要依据是供应商的资质、供货的质量保证能力、产品的价格质量及售后服务能力。填写《采购合格供方初次评定表》、《合格供方A类名录》、采购合格供方再次评定表》、《合格供方临时名录》

对采购已有合格供方的控制，填写《采购合格供方再次评定表》、《合格供方A类名录》

对合格供方的管理，填写《合格供方A类名录》、《供应商调研报告》

1.5 供应商质量管理

定义：在特定的绩效范围内，符合或超过现有和未来客户（买方或最终客户）期望或需求的能力。

供求双方可通过各种方式实现战略发展、解决问题和持续改进：

定期召开合作策略回顾和发展会议。

建立高层主管的供应商会议，共同探讨双方合作间遇到的问题，努力找到解决方案，分享技术发展趋势和发展会议。

建立持续改进小组，促进持续改进的进行。

建立跨职能小组，管理和改进联盟与伙伴关系。

供应商激励。

供应商质量认证。

2、产品采购目录管理

根据合格供应商所能提供的产品建立和维护《产品采购目录》，指导产品采购更好的完成对合格供应商采购产品的询价比价工作。

3、采购需求管理

3.1 识别需求

采购需求通常包括标的物的配置、性能、数量、服务等，其中配置、性能等技术性内容最为关键。

3.2 需求的类型

独立需求，指那些不确定的、随机性的、企业自身不能控制的需求。

非独立需求，也叫相关需求，指某一项的需求是来自其他项目的需求量的派生。

3.3 需求分析方法

3.4 需求确定和变更控制

4、采购计划管理

4.1 采购计划的作用：可有效避免风险，减少损失；为企业组织采购提供依据；有利于资源的合理配置，以取得最佳的经济效益。

4.2 采购计划需要达到的目的：预计采购物料所需的时间和数量，防止供应中断，影响项目实施；避免物料存储过多，积压资金及占用存储空间；配合企业项目生产计划及资金调度；使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料；确定物料耗费标准，以便管制物料采购数量和成本。

4.3 制定订单计划《项目采购计划任务单》

任务单填写应清楚的表明对所需采购产品的要求，包括：所购产品/项目名称、产品型号规格、技术要求、数量、交货期、保修期等（当有特殊要求应写明，如赠送）

下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间

4.4 采购预算

4.5 采购计划的审批

5、规划采购的输入：项目管理计划、需求文档、风险登记册、活动资源要求、项目进度、活动成本估算、干系人登记册、事业环境因素、组织过程资产

6、规划采购的输出：采购计划、采购工作说明书、采购文件、供方选择标准、“自制/外购”决策、变更申请、可能的项目文件更新

 

12.3.2 实施采购

1、询价比价管理

1.1 列入采购询价比价的条件

1.2 不列入采购询价比价的采购

1.3 询价比价操作流程

2、采购谈判

谈判过程的五个阶段：

• 双方互作介绍，商议谈判议程和程序规则。

• 探讨谈判所设计的范围，即双方希望在谈判中解决的事宜。

• 要谈判成功，双方需要达成一致意见的共同目标。

• 在可能的情况下，双方需要确定并解决阻碍谈判达成共同目标的分歧。

• 达成协议，谈判结束。

谈判双方磋商的交易条件包括：商品的品质条件、价格条件、数量条件、包装条件、交货条件、贷款的支付条件、货物保险条件、商品检验与索赔条件、不可抗力条件。

3、采购合同签订

4、实施采购的输入：采购计划、采购文件、卖方建议书、项目文件、采购工作说明书、组织过程资产

5、实施采购的输出：选中的卖方、合同、资源日历、变更请求、项目管理计划更新

 

12.3.3 控制采购

控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。

1、 采购不合格控制

采购设备不符合采购计划及采购合同所规定要求、规格、标准，均为不合格品。

经进货验证为不合格品（退货、调换、存放库房、降级他用），采购应及时处理。

2、 采购档案管理

3、 采购货物管理

4、 控制采购的输入：项目管理计划、采购文件、合同、批准的变更请求、工作绩效报告和工作绩效数据等。

5、 控制采购的输出：工作绩效信息、变更请求、项目管理计划更新、项目文件更新、组织过程资产更新。

 

12.3.4 结束采购

1、结束采购的输入：合同、合同收尾程序、项目管理计划、采购文件

2、结束采购的输出：合同收尾、组织过程资产更新

 

12.4 采购管理技术和工具

12.4.1 采购管理方法和技术的应用

     

 

12.4.2 采购管理信息系统

采购管理信息系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。

 

12.4.3 招投标1、招投标人及其权利和义务

在招标文件要求提交投标文件截止时间至少15日前，招标人可以以书面形式对已发出的招标文件进行必要的澄清或修改。

依法必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日。

招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。

2、招标代理机构

3、招标方式

招标分为公开招标和邀请招标。

公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或其他组织投标。

邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标。采用邀请招标方式的应当向至少三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或其他组织发出投标邀请书。

4、招投标程序

5、投标

两个以上法人或其他组织可以组成一个联合体，以一个投标人的身份共同投标。

6、开标、评标和中标

7、供方选择

8、相关法律责任

 

12.5 案例

1、变更的设备采购管理流程：

项目经理向采购部确认采购的进展，及时作出撤回的处理。

由项目经理与甲方对变更设备的变更（包括品牌、配置型号、数量）进行商务合同的盖章确认。

变更后的设备与采购部门进行重新的确认。

采购部门依据变更后的合同制定采购计划。

实施采购：询价比价、采购谈判、签订采购合同。

控制采购。