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01 设备采购验收方案

02 设备采购结算方案

设备部

设备采购验收方案

方案名称：设备采购验收方案

一、目的

为了合理的指导设备采购验收工作，确保达到以下3项目的，特制订本方案。

1．加强对设备外观验收过程的管理，确保购进公司的设备的外观指标达到规定要求。

2．建立、完善公司设备性能验收的流程和内容，使设备性能验收工作合理高效的开展，确保所购入设备的性能、质量符合公司生产经营的要求。

3．规范购进设备的资料验收工作，确保购进设备有关技术资料齐全、完整。

二、适用范围

本方案适用于公司所购入的生产设备、动力设备等设备外观、性能、技术资料的验收工作。

三、设备采购验收背景说明

由于发展规划及生产经营需要，公司于 年 月 日与×××设备机械有限公司（供货单位）签订采购合同，购进一批生产设备（详见“采购设备一览表”）。现供货单位于 年 月 日将该批设备运抵我司，我司应组织有关人员进行采购设备的验收工作，验收合格后，方可将采购设备入库及进行货款支付等工作。

四、设备采购验收内容及职责分工

设备采购验收的主要内容及职责分工如下表所示。

五、设备采购验收工作步骤

设备采购验收工作主要包括以下两个步骤。

1．设备采购验收准备工作。

2．设备采购验收实施工作。

六、设备采购验收实施措施

（一）设备采购外观验收工作

1．设备采购外观验收准备。

（1）设备主管应组织工作人员收集采购合同、招标文件等采购设备有关资料，制定采购设备外观要求及标准，为验收人员进行设备外观验收工作提供依据。

（2）进行设备验收前，设备部验收人员需要编制“设备外观验收记录单”，列明验收内容、验收标准、验收结果记录、验收责任人等内容，并准备照相机或摄像机、纸、笔等物品用于记录。

2．设备采购外观验收实施。

（1）采购设备运达指定地点后，在本公司设备验收人员、供应商负责人以及承运商负责人均在场的情况下，方可对设备的外观进行验收。

（2）设备外观验收的主要内容包括：设备外包装箱的包装带是否有松开现象、设备是否包装牢固，包装箱是否有人为撕裂现象或漏水等现象、设备的型号、规格、数量及产地是否与合同及招标文件中的规定相符、设备在运输过程中各部位是否有破损，划痕以及特殊材料损坏等问题、设备所附配件是否齐全，标注是否相符等。

（3）设备验收人员在验收过程中若发现设备的包装、规格、数量以及其他方面存在不符合合同或招标文件要求的情况，应及时进行拍照记录。

（4）在验收结束后，由设备验收人员填写 “设备外观验收记录”，详细记录设备外观验收的内容及结果，且相关负责人须签字确认。

（二）设备采购性能验收工作

1．设备采购性能验收准备。

同设备采购外观验收工作一样，设备部应协同设备使用部门共同、有针对性地制定设备性能的验收方案，列明验收要求、验收程序和验收方法，明确各个程序的具体负责人，并准备“设备性能验收记录单”，以便记录验收过程及结果。

2．采购设备安装。

（1）设备性能验收方案审批通过后，验收负责人需要组织做好设备安装的前期准备工作，如安装场地的清理以及各种工具、物料、设备以及辅助人员的到位等。

（2）设备安装过程中，安装技术人员对设备进行调平，并根据相关要求进行水、电、气等动力的连接。

（3）设备安装完毕后，设备部对设备进行全面的检查，包括水电是否连接正常，安全防护措施是否完善等情况。

3．采购设备调试及性能验收。

设备调试人员必须严格按照根设备的操作规范对设备进行调试，避免设备变形或损坏。

4．采购设备试运行及性能验收。

（1）设备调试完成后，设备验收人员组织进行设备试车，并做好设备试运行记录记录，查看设备的技术性能、运行状况、安全环保等方面能否满足技术要求及生产工艺需要。

（2）验收结束后，设备验收人员填写 “设备性能验收记录”，详细记录设备性能验收的内容及结果，且相关负责人须签字确认。

（三）设备采购技术资料验收工作

1．设备采购技术资料验收准备。

同设备采购外观验收工作一样，设备主管组织收集采购合同、招标文件等采购设备有关资料，明确设备技术资料验收内容，并准备“设备技术资料验收记录单”，以便记录验收过程及结果。

2．设备采购技术资料验收实施。

（1）对设备技术资料进行验收时，设备验收人员必须依照国家相关规定和设备材料验收的程序，认真检查设备的出厂合格证、质量合格证等相关资料的原件，并核查设备其它技术资料是否齐全。

（2）设备的技术资料主要包含以下5项内容。

① 设备说明书，包括设备系统图、润滑系统图及动力系统图等。

② 设备的底图，若为国产的设备，则由采购部向制造公司索取相关的图纸。

③ 设备的出厂合格证和质量合格证。

④ 设备的传导线路图，包括供电系统图、压缩空气管路图、电缆走向坐标图、变、配电布置平面图等。

⑤ 设备的样品和单台设备档案，档案包括设备的装箱单、安装记录、设备附件清单 、精度验收单、精度普查记录、开动台时记录、封存、启封及变更记录等。

七、设备采购验收结果处理

1．验收结果为“合格”的处理。

如果设备采购验收记录单的结果显示设备外观、性能、技术资料三项验收均合格，则设备采购验收工作结束，采购设备可入库。如有任何一项或多项验收内容不合格，

2．验收结果为“不合格”的处理。

（1）协商解决：针对验收不合格的验收项目及内容，设备部应与供应商联系，进行沟通共同制定解决办法。

（2）仲裁解决：在设备验收过程中发生疑问争执，且与供应商协商沟通无效的情况下，双方均可申请仲裁机关裁决或向人民法院起诉。

八、设备采购验收资料管理

1．在设备采购验收结束后，设备部需要将设备验收过程中收集、整理的重要资料信息，如设备性能验收记录表、设备技术资料验收记录表等，按照公司文件资料管理制度归档保存，避免公司重要资料流失。

2．所有归档资料的借阅均须履行申请、登记和签字手续，在未取得同意的情况下，任何人不得擅自迁移资料。

设备采购结算方案

方案名称：设备采购结算方案

一、目的

为了合理的指导设备采购结算工作，确保达到以下2项目的，特制订本方案。

1．加强公司设备采购结算管理，规范设备采购结算、付款行为。

2．保证采购结算准确和单位往来账目清晰，确保公司资产的安全完整，维护公司利益。

二、适用范围

本方案适用于公司设备采购结算工作的实施及管理。

三、术语解释

供货单位资格卡：供货单位提供的全部资格认证资料经审核合格后，公司向其发放的业务往来单位资格证明，俗称“绿卡”，作为供货和办理结算的依据。

四、职责分工

1．采购相关工作人员的主要职责包括以下几点：

（1）采购员负责查看并审核供应商提交的票据及资料，确认供应商的结算资格。

（2）采购结算员负责审核付款单的内容，对结算进行复核并下账。

2．财务部相关负责人负责票据的审核、财务手续的办理及账款的支付。

3．公司总经理负责付款申请的最终审核，并负责为承兑汇票转让的结算标明承兑汇票编号。

4．法务部负责监督采购结算流程，追究未按规范流程进行结算的人员的相关责任。

五、设备采购结算工作步骤

设备采购结算工作主要包括下面所示9个步骤。

1. 收集单据
2. 付款审核
3. 填写付款单据
4. 复查结算单据
5. 财务复核
6. 总经理审批
7. 结算下账
8. 支付账款
9. 追踪调查账款

六、设备采购结算实施措施

（一）收集结算所需单据及票证

1．供货单位负责人向公司提交“结算申请单”，同时应提供“供货单位资格卡”、“设备入库通知单”（结算批次）、税票（结算批次）；对于税票已送达的供货单位，提供“供货单位资格卡”、“设备入库通知单”（结算批次）两项资料即可；对于不能提供“设备入库通知单”的供货单位，须提供经公司采购员确认的往来账证明。

2．采购员收集、汇总结算所需的单据，为货款结算提供依据。结算所需单据一般包括设备采购合同、设备验收单（结算批次）、设备入库通知单、税票（结算批次）等。

（二）付款审核

收到供货单位的结算申请后，公司采购员需要对供货单位的身份及单据进行审核。

1．公司采购员应对供货单位的身份进行审核，查看其提供的“供货单位资格卡”，核对单位名称、编号、及持卡人等信息是否正确。

2．公司采购员应对供货单位提供的“设备入库通知单”或往来账证明进行审核，并将其同公司××系统中该供货单位的购进历史入库记录进行对比，核对设备名称、规格、数量及价格是否相符。

3．采购员需要审核供货单位负责人提供的税票，查看税票金额是否与该批设备的购进金额一致或与前几批的购进总金额一致，审核无误后，在税票上标明单位编码，并将税票金额、编号等登记在“税票登记本”上。

（三）填写付款单据

1．结算方式为电汇、承兑汇票、银行汇票方式的，采购员需要填写“银行付款单”，如下表所示。

2．以现金方式进行结算的，采购员审核供货单位出具的财务证明和正规收据后填写“领款单”，并签字确认。

3．采购员与供货单位负负责人共同将结算单据的各项内容填写规范清晰，双方核对无误后在各自的签证处签字确认。

（四）复核结算单据

1．采购结算员需要根据采购员交付的结算所需单据再次审核供货单位负责人的结算资格，审核单位名称、编号是否正确，持卡人、身份证号是否相符以及资格卡是否在有效期内。

2．按照采购员填写的供货单位名称和单位编码，采购结算员在××系统中核对该供货单位的往来账，核查内容主要包括以下几点：

（1）该供货单位前期是否有未处理的退货账务。

（2）前期协议返利是否支付等情况。

（3）是否存在代垫运费的情况。

（4）是否存在未办理的退补价。

如存在上述任何一种情况，采购结算员应要求供货单位负责人处理完上述事务后再办理结算。

3．采购结算员根据××系统的供货单位往来账对采购员填制的“银行付款单”、“领款单”等结算单据的付款明细进行审核，无误后签字确认，并交财务部进行复核。

（五）财务复核

财务部负责人需要对交付的税票等有关单据进行审核，主要核对内容包括：

1．税票上标注的我公司的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等是否正确。

2．税票是否盖有供货单位的“发票专用章”，以及税票是否在有效期内。

3．税票中填写的设备名称、规格、数量、单价、金额是否与实际购进一致。

审核无误后，财务部负责人在××系统中对收到的税票予以核销，在结算单据上签字确认，交上级领导审批。

（六）总经理审批

公司分管副总或总经理根据供货单位业务往来情况及公司的财务资金情况审核付款时间、付款方式及金额，确认后在结算单据上签字。

（七）结算下账

采购结算员在××系统中采购结算单中下账，减少供货单位的应付余额，并按照不同的结算付款方式，依据有关财务要求盖“记讫”或“转账”章。

（八）支付账款

1．公司支付账款前，采购员需要通知供货单位负责人凭已盖章的“银行付款单”到财务部×窗口缴纳由公司代收的银行手续费。

2．手续费收缴完成后，财务部税票员或出纳员应按照有关财务程序办理相应财务手续，支付账款。

（九）跟踪调查账款

1．财务税票员或出纳员转账或付款后，及时通知采购与有关情况，采购员应及时同供货单位联系，核实货款是否到位。

2．付款情况如有异常，采购员应及时反馈到财务部，协助查找原因，并采取相应补救措施。

七、设备采购结算资料的保存管理

设备采购结算工作过程中会产生的记录包括“银行付款单”和“领款单”，两种记录均由采购员填写具体内容，各相关岗位审核，签字，由财务部出纳员保存。

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