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全文总计2057字,需阅读6分钟,以下为正文:
大多数对精益略知一二的人都知道方针管理(又称战略部署)和A3问题解决方法。但即使是那些对精益非常了解的人,也可能不完全理解这两种精益实践应该如何协同工作。
2014年,我写了《身体需要骨架与肌肉来运动 A Body Needs a Skeleton and Muscle to Work》一文,描述了将日常管理和A3问题解决有机联系在一起背后的基本思想。
在那篇文章中,我把一个组织隐喻为人体。如果我们把组织想象成人体,那么管理系统就代表了将组织结构联系在一起的骨架,A3问题解决的功能就像是产生运动和行为的肌肉。就像我们的肌肉通过锻炼会变得更强一样,组织的问题解决能力也可以通过实践变得更强。 一个将日常问题解决(肌肉)与强大的面向于长期的管理系统(骨架)集成的组织,比一个只使用其中之一或者两者兼用但没有将其联系在一起的组织,可以产生更大的绩效收益。
管理系统和A3问题解决方法之间的关系——尤其是两者之间的联系——对于优化组织效率至关重要。结合这两种实践可以改善组织效率:
1.计划做什么 2.执行这些计划 3.持续改善 日常管理和实际解决问题
无论是制造商、建筑商、连锁餐厅、医院还是其他类型组织,大多数组织都必须在两个时间范围内进行管理—日常管理和中长期系统管理。
要同时处理这两个问题,你需要有一个日常管理系统和一个战略规划系统。同样,每个系统都需要相应的问题解决方法和工具集来解决出现的问题。
例如,如果一条装配线难以达到其每日产量目标,操作员将在一个小时内最多不超过一天立即着手解决问题。阿特.斯莫利(ArtSmalley)在著作《成為解決問題的高手 http://www.leanchina.net.cn/book/cheng-wei-jie-jue-wen-ti-de-gao-shou/》中将这种类型的问题解决称为“故障排除”或“第一类问题解决”。
在精益运作中,这种“第一类问题解决”通过建立明确的标准,让操作员可以根据标准快速纠偏或持续改善,而有助于实现运作的稳定性。这种实践在任何可重复的操作中都非常有效(尽管很多公司认为自己是独一无二的并且它们的作业也是不会重复的,但事实上很多作业是可重复的)。
然而,无法满足日产量这一问题的根本原因,也可能是一个架构性问题。例如,如果环顾整个装配线,并意识到是团队成员短缺导致的产出问题——生产线上每天需要500名员工,但只能稳定配备470名员工——这是一个必须使用比较长期的问题解决方法来解决的问题。
此外,如果不能通过日常管理和问题解决方法来解决根因问题,这就是一个战略业务问题。这类问题可能是由一个或多个架构性问题引起的,并可能导致业务被竞争对手抢走。 几年前,我与一家电器制造商密切合作,就发生了这个问题,由于无法满足客户需求,在家得宝(Home Depot)失去了市场,这使其在与竞争对手的竞争中明显落后。这类问题不能单纯通过日常管理和问题解决方法来解决。
方针管理与A3问题解决的关系
通过A3问题解决将方针管理和持续改善相结合,比单独部署任何一种实践都带来更好的绩效提升。
基于我在丰田学到的知识,我将方针管理定义为在战略和架构层面上解决问题——它专注于创新并驱动创造力(第三、四类问题解决)
方针管理是一个让组织中每个人不仅作为问题解决者,而且也作为创新者参与其中的系统。方针管理是建立在自上而下和自下而上的创意生成系统之上,基于整个组织的创新思维而能将组织推向更高的竞争水平。我经常展示下图来描述这个基本思想:
那么,A3问题解决如何融入其中?
如果我们思考一下前面讨论的问题,即因短缺劳动力导致的产量未达标,你可以想象许多可能的根本原因。
可能是工资、工作条件、一般劳动力市场、生产工厂的文化、管理问题、自动化水平或许多其他原因造成的问题。也有可能这个问题不是这个工厂独有的,而是公司所有生产工厂都面临的问题,操作员无法通过故障排除解决此类问题。
要解决这样的架构性问题,需要一种在公司层面优先考虑和分配资源的问题解决方法,并与组织的许多部门(包括制造、工程、人力资源、财务或其他部门)保持一致。
最好的方法是在方针管理计划中嵌入A3问题解决。A3与方针管理紧密相连,一个组织不仅能解决问题,还能有机会在整个业务体系中创新新的运营方式。
丰田在过去20年里通过在其方针管理的结构框架(骨架)内,构建其A3问题解决能力(肌肉)来解决生产量不达标问题。 这种方法使丰田能够通过降低工作难度,而不是减少所需人数来创新制造汽车的方法。这种创新使更多的人能够更有效地完成工作任务。在丰田期间,我大概编写或指导了500份A3报告,主要用于解决公司或职能部门层面的方针管理上优先考虑的问题。
问题解决=创新
将A3问题解决与方针管理联系起来,可以确保公司让整个组织的人参与解决公司层面或组织范围的问题。
在约翰.舒克(John Shook)的《学习型管理》一书中,主人公Desi Porter被指派解决一个与文档翻译质量和速度相关的问题。尽管他的任务从一个看似简单的问题开始,但他发现非常复杂并且解决该问题需要工程师、供应商和其他各方的参与。
除此之外,Desi可以清楚地看到A3如何连接和支持更高层次的方针管理目标-新工厂准时投产-他的老板Ken Sanderson正在努力实现这个目标。
最终,方针管理和A3问题解决是共生的。就像我们的骨骼和肌肉一样,其中一个没有另一个就不能有效地工作。方针管理需要对关键战略定义和获得整个组织的一致性,而A3就是用于解决在执行这些战略时发现的问题。
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