摘要:为大家分享构建质量管理系统的五大要素:适应流程的灵活性、流程可追溯性、基于风险的思维、整合能力、强大的报告工具,他们可以增强将质量延伸到组织其他部门的能力。 适应流程的灵活性 对于质量管理系统而言,最重要的考虑因素之一是该系统适应企业现有业务
为大家分享构建质量管理系统的五大要素:适应流程的灵活性、流程可追溯性、基于风险的思维、整合能力、强大的报告工具,他们可以增强将质量延伸到组织其他部门的能力。对于质量管理系统而言,最重要的考虑因素之一是该系统适应企业现有业务流程的能力,并且它能随着流程的改进而灵活地改变。有效的质量管理系统会自适应你的业务流程,而不是相反。你不应该花时间让流程对技术进行妥协。 1 . 工作流程和表单; 2 . 报告模板; 3 . 审核清单。 尽管让员工参与质量流程非常重要,旦流程本身也需要相互关联。流程相互“关联”的含义是:当我们建立流程时,需要确保它们将信息从一个地方传递到另一个地方。我们要确保一个流程的相关信息能够完整地进入下一个流程,避免信息丢失。客户投诉就是一个很好的例子。大多数情况下,我们会对投诉进行评估,在进行后续调查。在连接的流程中,信息可以从投诉自动地传递到调查环节,在这一过程中不需要手动重新输入信息。那么这些信息是否会自动转入纠正措施流程?信息是否能够被传递?这是从事件检测到事件纠正过程中信息的无缝移动问题。一旦我们采取了纠正措施,我们又如何获取和报告这些信息并推动组织变革?这些流程涉及业务的不同部分,但是在一个高效运营的组织中,这些流程都与“质量故事”相关。 我经常被问到一个问题是:“应该如何开始识别我的风险?”首先,你需要检查你所在组织的运营状况,在这些运营中寻找潜在的危害,并对它们进行分类。 风险处理通常可以分为以下几大类: 接受:如果值得冒险,那么就直面它。 降低:采取措施减轻风险。 转移:将风险转嫁给合作伙伴或供应商。 避免:完全停止这个流程。 每家企业都有处理风险的不同方法,如何正确解释风险水平是由你的团队决定的。一旦确定之后,就要采取行动,这是你的质量管理流程体现动态化的地方。你可以根据风险等级或风险处理方案来启动纠正或预防措施。你还可以展开相应风险级别的行动,采取特定的变革管理,或采取行动计划来解决问题。最后,你希望有适当的报告能随时对风险进行分析,以便了解主要风险在哪里,以及组织在降低风险方面的整体表现等。 当谈到业务系统时,运营领域不再是孤立的一部分。无论是生产系统、财务系统还是质量系统,在整个业务中进行交互、协作和协调的能力,是发现流程中所有缝隙的关键。这也创造了从一个作业区到下一个作业区的可见性。整合你的系统非常重要。在选择系统时,请记住解决方案中提供的整合选项。要避免那些声称是整合的,但只会进行基本“查找”的方案。尽管这些系统也很强大,且消除了某种程度的数据重复输入,但真正的整合不仅是从生产系统中提取数据,还会将数据反馈到这些系统,如不合格品问题、质量活动的总体成本等。 真正的整合可以为你提供企业内部其他系统的可见性,从而更快地解决质量相关问题,不会造成生产损失,并在运营区域之间实现更好的协作。 当你让一个质量管理系统自动化运行时,会创建大量数据。如果没有一些方便的数据访问方式,该质量管理系统就很难获得有关质量的趋势和见解。倘若用户只能使用自己的设备手动过滤数据,甚至将结果导出到外部系统进行报告,那将是一项非常耗时的工作,可能会导致在查找、过滤和报告数据时产生时间管理问题。软件系统通常会提供一些搜索功能,但由于涉及很多方面,可能需要管理干预。 仅仅拥有搜索功能通常是不够的,系统不仅要能够在最高级别上进行搜索,而且还要能够在多个条件和记录内搜索,甚至可以在嵌入记录的附件中进行搜索。同时,对数据进行报告的方式有很多种。报告是获取正确信息进行管理的驱动因子,如果没有能力报告数据并且实现关键绩效指标(KPI)的可视化,管理层就会失明。管理层需要的报告能够快速创建,因此要寻找允许用户快速有效地创建报告模板的系统。此外,要确保系统拥有自有知识产权的报告工具,或它能无缝整合入现有工具中。通常,将报告功能外包给第三方的系统需要额外的报告工具许可,以及对管理员和用户而言难度较高的学习曲线,这可能会增加购买系统的成本。 强大的搜索功能对质量管理系统的成功非常重要。对于报告而言,在系统中内置集成报告工具的功能非常重要。这不仅使系统易于使用,避免从一个应用程序跳到另一个应用程序,还可以节省维护和升级第三方应用程序的相关管理成本。如果想测试系统能否真正集成报告工具,只需点击几下鼠标,看看能否直接从报告工具生成的图形图表中找到图表所反映的实际质量记录。 目前,市场的复杂程度非常高,而且还有日益提升的趋势。质量管理关乎人员和流程,质量管理系统提供了一个人员与流程互动的自动化平台。寻找灵活的质量管理系统,提供可追溯性,结合基于风险的思维方法,与其他系统整合,并提供强大的报告工具,这五项能力是实现质量管理目标的第一步。 ■ END ■
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