采购管理系列文件之采购合同管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于采购合同管理的相关事宜。

第2章 采购合同的编制

第3条 公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

第4条 本公司一次性采购物品金额高于50000元时，必须签订采购合同；外地采购必须签订合同。

第5条 采购合同的编制程序如下图所示。

采购合同编制程序示意图

第6条 正式的采购合同必须包括以下9个方面的主要内容。

1．合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

2．采购物品的单价、总价。

3．采购物品的数量与规格型号。

4．采购物品的品质和技术要求。

5．采购物品的履约方式、期限、到货地点。

6．采购物品的验收标准和方式。

7．付款方式和期限。

8．售后服务和其他优惠条件。

9．违约责任和解决争议的方法。

第7条 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

第3章 采购合同的签订

第8条 与公司签订采购合同的供应商必须具备法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。

第9条 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

第10条 对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，再由公司盖章签字后发给供应商回执，即视为合同成立。

第11条 签订后的合同由财务部保管。

第4章 采购合同的执行与控制

第12条 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。

第13条 采购部应配合校区使用部门做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

第14条 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

第15条 采购合同进度控制的具体内容如下。

1．采购部应本着经济性的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。

2．对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，应要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络和协商，确保物料能够及时运送到公司。

3．如果供应商提供的物资将延缓公司的正常的教学秩序，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。

第16条 在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，以便于在新开学校增多而加大物料采购时能够得到及时供应、在生产淡季时能够缩减或取消物料采购。

第5章 采购合同的修改与终止

第17条 在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件执行。

第18条 在合同执行过程中，若外部市场环境发生重大变化，采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

第19条 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商，签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。

第20条 有下列情形之一者，视为合同终止。

1．因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

2．因市场环境或需求的变化，一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

3．一方出现违背合同条款的状况。

4．出现逾期没有履行合同约定的状况。

5．发生符合合同条款中合约解除的事项。

第6章 合同纠纷的处理与合同管理

第21条 当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，一般可采取如下4种处理方法。

1．与供应商协商解决。

2．请第三方协调解决。

3．由仲裁机构进行仲裁。

4．通过法律途径解决。

第22条 采购合同的签订人员与采购资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。

1．泄露合同内容。

2．私自更改合同内容。

3．丢失合同。

4．在合同签订或资料保管过程中损害公司利益。

第23条 参与采购合同履行与监督的人员要严格遵守公司的相关规定，若违反规定给公司造成经济损失或其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。

第7章 附则

第24条 本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

第25条 本制度由采购部制定，并保留对其的解释和修订权。

第26条 本制度经总经理或分管副总办公会议审议通过后执行。